POLITIQUE D’ÉQUITÉ D’ACCÈS AUX SERVICES
Politique
La présente politique d’équité d’accès aux services vise à assurer à tous les propriétaires conventionnés, qu’ils détiennent ou non une action (dans le cas d’un groupement forestier constitué comme entreprise à capital-actions), la possibilité de bénéficier des mêmes conditions et d’avoir le même accès aux services et ressources du groupement forestier.
Principes
La politique repose sur les principes suivants :
- Les propriétaires conventionnés :
- partagent les mêmes objectifs d’aménagement forestiers que le groupement forestier
- sont tous traités sur un pied d’égalité;
- ont les mêmes possibilités d’accès aux ressources et aux services offerts par le groupement forestier;
- ont les mêmes possibilités d’utiliser les ressources et les services offerts par le groupement forestier et d’en tirer profit.
- Les biens et les services du groupement forestier sont offerts à tout propriétaire conventionné de manière juste, respectueuse et équitable, qu’il détienne ou non une action, qu’il fasse exécuter les travaux par les travailleurs du groupement forestier ou qu’il les réalise lui-même.
- Le groupement forestier :
- accueille tout propriétaire de boisé privé qui en fait la demande et dont au moins un des lots est situé sur son territoire;
- permet à tout nouveau propriétaire conventionné d’acquérir une action;
- dessert les propriétaires conventionnés selon des règles définies et adoptées par le CA et en assemblée annuelle;
- rend des comptes sur l’aide consentie aux propriétaires conventionnés selon des indicateurs définis en assemblée annuelle;
- traite les plaintes de ses membres en suivant un mécanisme défini de traitement des plaintes présenté en assemblée annuelle;
- établit les règles de distribution de ses budgets et les présente en assemblée annuelle.
Règles de fonctionnement
Le groupement forestier respecte les principes énoncés ci-dessus en mettant en œuvre les règles suivantes :
- Accueil des nouveaux membres
- Le GF maintient un registre des membres;
- Le coût d’acquisition d’une action au moment de devenir membre est établi à $10;
- Règles d’attribution des services
- Le GF délivre les services offerts aux propriétaires de terrains boisés privés de plus de 4 hectares, qui ont une convention d’aménagement valide et qui acceptent d’obtenir ou de renouveler à échéance un plan d’aménagement forestier de leurs propriétés sous conventions.
- Un processus de priorisation sera appliqué et des critères seront utilisés pour prioriser les demandes des propriétaires, comme le respect des travaux antérieurs par les propriétaires, les conditions de mise en marché, les priorités des programmes de mise en valeur des forêts privées et le regroupement de travaux pour améliorer la rentabilité et l’efficacité, et ce, afin de maximiser le rendement du programme. Tous ces critères seront connus des demandeurs de services.
- Processus de validation : Une demande de services sera complétée systématiquement. Cette demande précisera les services demandés et les contraintes de priorisation. Un registre des demandes de services sera tenu et compilé par ordre chronologique à l’aide d’un formulaire de demande standardisé.
- Traitement des plaintes
- Le groupement forestier traite les plaintes formulées par ses membres de la façon suivante :
- Un processus de traitement des plaintes est mis en place.
- Un bilan des plaintes traitées et non traitées est présenté lors de l’assemblée annuelle, dans le rapport annuel.
- Un rapport sur tous les cas d’éthique concernant les administrateurs et les personnes apparentées, les travailleurs et les transactions concernant les lots appartenant au groupement forestier seront traités dans l’année et présenté [lors de l’assemblée annuelle / dans le rapport annuel].
- Une plainte peut être formulée auprès du secrétaire du conseil d’administration.
- Un registre des plaintes est tenu à jour, dans lequel sont consignés le nom des membres ayant formulé une plainte, la date de dépôt des plaintes, leur nature ainsi que le résultat du traitement de chacune des plaintes.
- Reddition de comptes
- Le groupement forestier rend des comptes à ses membres lors de son assemblée annuelle sur les éléments suivants :
- Le montant, le nombre de propriétaires conventionnés desservis durant l’année de référence avec les budgets associés, avec la moyenne des sommes investies par propriétaires;
- Le montant total d’aide investi chez chacun des administrateurs et les personnes apparentées et du personnel du groupement forestier de façon non-nominale.